Bạn đã xây dựng cho doanh nghiệp của mình một quy trình quản lý đơn hàng đồng nhất chưa? Số lượng đơn hàng ngày càng nhiều, doanh thu mỗi ngày một lớn lên mà lại thiếu đi quy trình chuẩn chỉnh thì việc vận hành sẽ gặp rất nhiều khó khăn. Cùng bỏ túi những chia sẻ hữu ích từ người đi trước để hoàn thiện quy trình quản lý đơn hàng của mình ngay bạn nhé.
Quy trình quản lý đơn hàng là gì? Tầm quan trọng của nó
Quản lý đơn hàng online là quá trình tiếp nhận các yêu cầu về đơn hàng, xử lý, đóng gói vận chuyển và theo dõi tiến trình của hàng hoá cho đến khi thu về khoản doanh thu tương ứng. Một quy trình quản lý đơn hàng sẽ bao gồm các bước rõ ràng, đáp ứng các công việc được thực hiện đầy đủ và hiệu quả.
Việc xây dựng quy trình rõ ràng giúp tối ưu được hoạt động, tránh sai sót có thể xảy ra. Đồng thời, quy trình sẽ được áp dụng đồng bộ cho toàn công ty nên được xem như là quy chuẩn thống nhất. Kết hợp với sự hỗ trợ của công nghệ nữa thì khả năng tối ưu vận hành doanh nghiệp sẽ tốt hơn rất nhiều, sẵn sàng đáp ứng khi quy mô doanh nghiệp dần mở rộng.
Các bước cần có trong quy trình quản lý đơn hàng online
Mỗi đơn vị lại xây dựng cho mình một quy trình quản lý riêng, nhưng tất cả đều đảm bảo thực hiện tốt các bước sau đây.
Tiếp nhận đơn hàng
Đơn hàng phát sinh trên các nền tảng khác nhau cần được ghi nhận đầy đủ thông tin như loại hàng hoá, thông tin giao nhận hàng, giá cả, các lưu ý khác. Sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng đa sàn là phương án tối ưu giúp bạn hoàn thiện tốt bước này. Tất cả đơn hàng ở mọi kênh sẽ được đồng bộ về cùng một giao diện để quản lý tổng thể. Đơn hàng facebook, Shopee hay Lazada đều được kiểm soát tốt, tránh sót đơn, sai thông tin ảnh hưởng tới các bước về sau.
Xử lý phân loại
Khi đã có được danh sách các đơn hàng trong ca, trong ngày thì cần phân loại để dễ quản lý. Phân loại thủ công hay bằng phần mềm đều cần đáp ứng yêu cầu phân chia hàng hoá rõ ràng mục đích để nhân viên kho thực hiện các công việc khác thuận lợi hơn. Các tiêu chí phân loại như loại hàng hoá, kích thước, size số, đơn vị vận chuyển tiếp nhận, đơn ship COD…
Đóng hàng và gửi đi
Dựa vào danh sách đơn hàng được gửi tới, khu vực kho sẽ tiến hành lên đơn. Chọn hàng, đóng gói theo quy cách đã được thống nhất và gửi đi. Thông thường, các đơn vị vận chuyển sẽ đến trực tiếp kho của bạn để lấy hàng. Tuy vậy, nếu bưu tá của đơn vị vận chuyển làm việc chậm trễ thì bạn nên chủ động, tránh ảnh hưởng tới thời gian giao hàng làm giảm chất lượng dịch vụ của bạn.
Theo dõi quá trình vận chuyển hàng
Quá trình vận chuyển hàng hoá diễn ra sau đó nhanh hay chậm phụ thuộc phần lớn vào đơn vị vận chuyển. Giai đoạn này trong quá trình quản lý đơn hàng bạn không cần phải theo dõi quá nhiều nhưng luôn trong tư thế sẵn sàng xử lý các vấn đề phát sinh. Khi đơn hàng được đồng bộ trên các phần mềm bán hàng online thì việc theo dõi này trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn rất nhiều.
Giao hàng thành công và thu tiền
Hàng hoá khi được giao xong cho khách, với đơn ship COD bạn sẽ cần thu lại tiền hàng từ đơn vị vận chuyển. Công việc tiếp theo trong quá trình quản lý đơn hàng online này là tổng hợp lại phần doanh thu, đối soát cẩn thận với đơn vị vận chuyển.
Chăm sóc và xử lý vấn đề sau bán hàng
Sau quá trình bán hàng, bạn cần xây dựng thêm quy trình chăm sóc khách hàng sau bán hàng. Giữ chân khách hàng, tạo kết nối thường xuyên với khách hàng cũ sẽ mang lại cho shop của bạn rất nhiều giá trị. Đồng thời, một số vấn đề có thể phát sinh sau quá trình này như khách hoàn trả hàng hoá, khách bom hàng cần xử lý với đơn vị vận chuyển…
Nắm được các vấn đề quan trọng cần xử lý trong quá trình xử lý đơn hàng online bạn sẽ cảm thấy dễ thở hơn rất nhiều. Xây dựng quy trình bán hàng, vận hành tối ưu hơn và ngày càng hoàn thiện. Đừng bỏ qua bất kỳ bước nào trên đây bởi tất cả đều quan trọng, thiếu bất kỳ bước nào thì hệ thống bán hàng sẽ gặp phải nhiều lỗ hổng.
290820221308491581.jpg?width=500 "Trustsales thông báo nghỉ lễ 02/09")
