16 Phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả giúp đơn giản hóa công việc của bạn

Cách quản lý kho hiệu quả là điều vô cùng quan trọng đối với mọi doanh nghiệp, cửa hàng buôn bán. Nó ảnh hưởng mạnh đến kết quả kinh doanh lẫn các quyết định chiến lược của công ty:

• Làm thế nào để kiểm soát rõ số lượng hàng tồn, cân đối giữa xuất và nhập kho, đề ra các kế hoạch kinh doanh chính xác?
• Làm sao để hàng hóa được xuất đi đúng dự kiến, trước khi hết hạn, lỗi thời?
• Làm cách nào để kiểm tra tình trạng sản phẩm nhanh chóng, xuất hàng ngay lập tức khi có yêu cầu?
• Làm sao giảm thiểu nguy cơ thất thoát hàng tại kho chứa?

Dưới đây là một số kinh nghiệm quản lý kho hàng có thể áp dụng cho cả kho thành phẩm lẫn kho vật liệu ở các quy mô khác nhau. Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm giải pháp cho kho hàng của mình thì bài viết này chắc chắn sẽ có những gợi ý lý tưởng giúp bạn tạo ra bước tiến lớn trong công tác quản lý kho.

1. Khái niệm về quản lý kho hàng hoá?

Quản lý kho hàng gồm toàn bộ quá trình tổ chức, sắp xếp và giám sát lưu trữ hàng hóa tại kho chứa. Công tác này giúp chủ sở hữu, nhà quản lý nắm bắt kịp thời tình trạng lưu trữ và tình hình kinh doanh tại doanh nghiệp.

Quản lý kho hàng tốt cũng tạo nên nền tảng hữu ích cho việc đề ra các kế hoạch, chiến lược phù hợp. Thuận lợi đạt được mục tiêu lớn nhất là cân đối xuất-nhập hàng hóa đảm bảo tính liên tục trong chuỗi cung ứng. Yêu cầu về quá trình sản xuất và phân phối hàng hóa ra thị trường không bị gián đoạn cũng được thực hiện đúng kế hoạch hơn.

Quản lý kho hàng là việc quan trọng trong doanh nghiệp

Phương pháp quản lý kho hàng cần được duy trì và thực hiện một cách khoa học để hàng hóa được lưu trữ an toàn, sử dụng hết chức năng của cơ sở vật chất, tận dụng tối ưu chi phí đầu tư. Và quan trọng nhất là kỹ năng quản lý kho sẽ góp phần tăng doanh thu, lợi nhuận lâu dài cho doanh nghiệp.

2. 16 Cách quản lý kho hàng hiệu quả

2.1 Cách quản lý kho hiệu quả nhờ ứng dụng LIFO

LIFO Last In, First Out vận dụng cách ưu tiên xuất các mặt hàng mới nhập vào trước. Việc này giúp bảo toàn giá trị sản phẩm, cập nhật giá kịp thời, cân đối hợp lý chi chí đầu vào và đầu ra. Đây là cách quản lý kho hàng hiệu quả cho những nguyên vật liệu, hàng hóa có thời hạn sử dụng dài, cho phép tồn kho lâu.

Quản lý kho hiệu quả với phương pháp LIFO

2.2 Phương pháp quản lý kho hàng nhờ áp dụng Lean Manufacturing

Mô hình quản trị Lean Manufacturing là cách quản lý kho hiệu quả và rất khoa học:

• Đáp ứng đầy đủ nhu cầu thị trường
• Giữ tình trạng tồn kho vừa phải, không hao phí tiền bảo quản
• Giảm thời gian tìm kiếm, kiểm hàng, bốc xếp và luân chuyển kho
• Rút ngắn chu trình sản xuất và cung cấp dịch vụ
• Linh hoạt khi giải quyết các vấn đề
• Giảm áp lực lên các nguồn lực khác

Phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả, khoa học

2.3 Kinh nghiệm quản lý kho nhờ đặt kho tại khu vực dễ quan sát và quản lý

Quá trình kiểm kê hàng hóa suôn sẻ và chính xác hơn khi nhân viên quản lý kho có không gian làm việc phù hợp.

Hãy xây dựng kho rộng rãi và đặt trong tầm quan sát của bạn, thuận lợi cho xuất- nhập và giao nhận hàng hóa. Khả năng xảy ra rủi ro cũng như các chi phí có liên quan cũng được giảm thiểu.

2.4 Quản lý kho hàng hiệu quả nhờ quy hoạch kho theo chức năng tại các khu vực khác nhau

Quy hoạch kho theo chức năng nên được thực hiện ngay từ đầu. Hàng hóa nhập vào cần được phân loại theo tính chất, mức độ xuất- nhập và sắp xếp gọn gàng.

Giữa các kệ chứa, pallet nên có lối đi đủ để vận chuyển hàng dễ dàng. Các bảng chỉ dẫn cần thiết kế rõ ràng, đặt ở vị trí dễ thấy để việc tiếp cận hàng hóa được nhanh chóng và chính xác hơn là cách quản lý kho hàng hiệu quả nhất.

2.5 Quản lý kho hiệu quả nhờ tuân thủ nguyên tắc Nhập trước – Xuất trước

FIFO First In First Out hay Nhập trước - Xuất trước yêu cầu: hàng hóa nhập trước thì phải xuất trước và ngược lại.

Đây là một nguyên tắc quan trọng khi quản lý kho hàng với sản phẩm có tính ngắn hàn như thực phẩm, bánh kẹo, đồ thời trang theo mốt, sản phẩm công nghệ,…Và các kệ chứa cần sắp xếp thông thoáng, tiện cho việc xuất-nhập thường xuyên. Trong trường hợp này, doanh nghiệp nên sử dụng cách tạo file Excel quản lý kho để chính xác và hiệu quả hơn.

2.6 Cách quản lý kho tối ưu nhờ sắp xếp hàng hóa theo mã SKU

SKU hay Stock Keeping Unit được hiểu đơn giản là Mã hàng hóa. Mã SKU gồm một chuỗi các ký tự (chữ và chữ số) giúp bạn xác định được vị trí lưu trữ và tính chất sản phẩm ngay khi nhìn vào mã.

Mã sản phẩm hỗ trợ quản lý kho hiệu quả và quản lý bán hàng

2.7 Cách quản lý kho hàng hiệu quả nhờ thiết lập sơ đồ lưu trữ trong việc kiểm soát

Lập sơ đồ cửa hàng giúp bạn dễ dàng xác định vị trí các khu vực, các kệ chứa rõ ràng là cách quản lý kho hàng hiệu quả.

Nhờ đó việc tìm kiếm, xuất-nhập quản lý kho tiến hành nhanh chóng hơn. Khi cần thiết hoặc muốn nâng cao hiệu quả khai thác, bạn có thể quy hoạch, cải tạo lại kho.

2.8 Cách quản lý kho hàng hiệu quả nhờ áp dụng thẻ kho, sổ kho để quản lý đơn hàng

Thẻ kho là tờ rời với các nội dung về thông tin sản phẩm, thông tin nhập-xuất kho, tồn kho (dựa theo mẫu chuẩn như hình bên dưới). Người chịu trách nhiệm trực tiếp phải ký tên (đóng dấu) xác nhận lên thẻ kho. Khi tần suất nhập xuất dày đặc, thẻ kho được đóng thành sổ kho.

Việc cập nhật thẻ kho thường xuyên giúp số liệu được thống kê logic, quản lý kho hàng hiệu quả hơn, hạn chế tối đa thất thoát không đáng có.

2.9 Phương pháp quản lý kho hàng tối ưu nhờ dán nhãn từng lô hàng/ mã vạch

Tất cả hàng hóa, lô hàng lưu trữ tại kho buộc phải có nhãn tên. Mã SKU và hệ thống máy quét mã vạch là cách quản lý kho hiệu quả phổ biến nhất. Mọi thông tin liên quan đến sản phẩm được nhập và cập nhật để sử dụng xuyên suốt khi sản phẩm còn tại doanh nghiệp.

Dán mã vạch để tránh nhầm lẫn hàng hóa là cách quản lý kho hàng hiệu quả

2.10 Kinh nghiệm quản lý kho hiệu quả nhờ kiểm tra kho định kì và thường xuyên

Kiểm tra kho định kỳ nhằm mục đích:

• Kiểm kê và đối chiếu lượng hàng thực tế với số liệu lưu trữ
• Kiểm tra chất lượng sản phẩm, hạn sử dụng
• Các nguy cơ tại kho có khả năng ảnh hưởng đến quá trình bán hàng như: kệ hàng xuống cấp, ẩm mốc,...

Chu kỳ kiểm định định kỳ phổ biến là 3 tháng/ lần hoặc 6 tháng/ lần. Nếu có điều kiện hoặc có nhu cầu cải thiện hiệu quả quản lý kho hàng, bạn có thể kiểm tra thường xuyên hơn.

2.11 Sử dụng phần mềm quản lý kho hàng thông minh TrustSales

Với các doanh nghiệp có số lượng ngành hàng và tổng lượng hàng hóa lưu trữ lớn thì việc sử dụng Excel để quản lý kho là không khả dụng. Lúc này, phần mềm quản lý kho miễn phí với tính tự động hóa và độ chính xác cao mới là cách quản lý kho hiệu quả.

Trên thị trường hiện nay, TrustSales là phần mềm quản lý thông minh có giá tốt nhất. Và vẫn đảm bảo hỗ trợ tốt việc kiểm soát xuất nhập kho, mọi thông tin hàng hóa…Từ đó bạn có thể nắm bắt được tình hình chính xác kịp thời đưa ra những phương án giải quyết đúng đắn:

• Xuất hóa đơn chi tiết: TrustSales tự động lập bảng thống kê và báo cáo về kho hàng bao gồm thông tin như tên mã hàng, chủng loại, màu sắc, kích cỡ, số lượng,... theo ngày, tuần, tháng.
  
  
• Kiểm soát tình trạng hàng hóa liên tục: hàng hóa xuất-nhập, sản phẩm bị hoàn trả, bị lỗi hay sản phẩm luân chuyển kho,...
  
  
• Quản lý thông tin chi tiết quá trình bán hàng, tổng hợp đơn hàng, chủ động cảnh báo khi hàng hóa trong kho gần hết để doanh nghiệp chuyển hướng tư vấn cho khách hàng và chuẩn bị kế hoạch nhập hàng mới.

TrustSales chính là công cụ hỗ trợ đắc lực - là cách quản lý kho hiệu quả cho người kinh doanh và quản lý kinh doanh. Để biết thêm chi tiết và trải nghiệm hãy liên hệ ngay hotline 1900 633 893 để được hỗ trợ. Hoặc truy cập TrustSales dùng thử miễn phí trong 7 ngày tại đây:

Phần mềm quản lý kho hàng thông minh TrustSales

2.12 Quản lý kho hiệu quả nhờ lắp đặt camera

Đây là nguyên tắc bắt buộc trong công tác quản lý kho bởi việc quản lý từ xa là vô cùng cần thiết. Chưa kể đến đôi khi có một số trường hợp cần tra soát lại camera để làm rõ và giải quyết vấn đề.

2.13 Cẩn thận trong quá trình tổ chức nhân sự

Doanh nghiệp nên siết chặt trong công tác tuyển dụng và quản lý nghiêm ngặt, quy tắc rõ ràng trong quá trình làm việc. Từ đó hạn chế thất thoát hàng hóa tại kho cũng như không xảy ra đùn đẩy trách nhiệm khi xảy ra sự cố.

Quản lý nhân sự thận trọng là cách quản lý kho hàng hiệu quả

2.14 Cách quản lý kho hàng tối ưu nhờ thực hiện quy trình quản lý kho một cách khoa học

Quy trình xuất-nhập, dán nhãn cần được thống nhất cụ thể và phổ biến rộng rãi. Nhân viên các cấp cần hiểu rõ và tuân thủ nhằm đảm bảo quá trình quản lý kho trơn tru và giảm thiểu sai sót.

2.15 Cách quản lý kho hàng hiệu quả nhờ áp dụng dịch vụ lưu trữ

Tức là thuê một đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ lưu trữ và bạn chỉ việc kiểm soát từ xa. Đây là cách quản lý kho hiệu quả lại tối ưu hóa chi phí. Doanh nghiệp của bạn chỉ cần mua 1 gói dịch vụ và hoàn toàn không phải tiêu tốn thêm bất kỳ một đồng nào cho kho bãi hay nhân lực.

2.16 Quản lý kho hàng phải có kế hoạch dự phòng

Như bao công tác quản lý khác, cách quản lý kho hiệu quả bao gồm cả việc chuẩn bị các phương án quản trị rủi ro để giảm thiểu thiệt hại cho doanh nghiệp trong trường hợp xảy ra sự cố. Điển hình như:

• Hàng hóa không đủ cung khi doanh số tăng đột ngột
• Diện tích kho không đủ
• Một số sản phẩm tồn kho lâu chiếm diện tích
• Đối tác ngừng cung cấp hàng đột xuất
• Thiếu vốn nhập hàng trong khi sản phẩm trong kho đã hết

3. Các lưu ý trong quy trình quản lý hàng hóa tại kho

• Thực hiện tốt các công tác bảo an kho hàng
• Quản lý chặt chẽ các cá nhân đến kho (trừ nhân sự cố định)
• Luôn luôn có bảo vệ trực tại kho chứa hàng
• Định lượng mức tồn kho cho phép đối với từng mặt hàng
• Khi ký hợp đồng sử dụng dịch vụ lưu trữ cần xem xét kỹ các thỏa thuận, chính sách. Đặc biệt cần quan tâm đến quy ước bồi thường trong trường hợp có sự cố.

Trên đây là 15 cách quản lý kho hiệu quả nhất. Điều hành kho bãi trơn tru, khoa học thì việc bán hàng càng thêm thuận lợi, doanh thu cũng theo đó tăng lên. Sản phẩm được lưu trữ khoa học cũng giúp giảm thất thoát và sai sót, tối thiểu hóa thời gian và chi phí quản lý. Mong là bạn sẽ tìm được cách quản lý kho hiệu quả nhất cho doanh nghiệp của mình.