[Miễn Phí] File quản lý xuất nhập tồn kho bằng Excel hiệu quả

File Excel quản lý kho là công cụ kiểm soát xuất nhập tồn hiệu quả, đơn giản, dễ sử dụng. Tuy nhiên, vẫn còn khá nhiều người chưa biết cách sử dụng do ít thành thạo về Excel, không quen thuộc các thuật toán. Nhận thấy được điều này, TrustSales xin giới thiệu một số mẫu file quản lý tồn kho bằng Excel và các lưu ý để kiểm soát tốt nhất.

Sử dụng phần mềm quản lý kho miễn phí bằng Excel

1. Mẫu file Excel quản lý kho đơn giản

1.1 Các số liệu cần có trong file Excel nhập xuất tồn hàng hóa

Cách tạo file Excel quản lý kho hàng dùng để thay thế phần mềm bán hàng chuyên nghiệp, file quản lý kho Excel cần có đầy đủ những số liệu cần thiết cho việc tính toán và trích xuất báo cáo như: bảng số liệu và mẫu phiếu nhập kho, xuất kho.

Cụ thể:

• File Excel nhập xuất tồn hàng hóa cần có bảng số liệu: Ghi số lượng nhập, mã hàng hóa, chứng từ, ngày. Cụ thể bao gồm:
• Sổ kho: Số thứ tự, sản phẩm, tồn đầu ngày, xuất nhập trong ngày, tồn cuối ngày.
• Sổ chi tiết hàng hóa: Tài khoản đối ứng, đơn giá, xuất nhập, tồn kho, chứng từ, diễn giải.
• Báo cáo xuất nhập tồn: Tên hàng hóa, mã hàng hóa, dư đầu kỳ, đơn vị tính, xuất nhập trong kỳ, tồn cuối kỳ.
• Sổ kho để in: Ngày, chứng từ, diễn giải, xuất nhập tồn, số lượng, giá tiền.
• File quản lý kho bằng Excel cần có mẫu phiếu nhập kho, xuất kho: Số thứ tự, tên, nhãn hiệu, hàng hóa, vật tư, mã số, đơn vị tính, đơn giá, số lượng, thành tiền.

Bước đầu tiên là nhập dữ liệu vào file Excel nhập xuất tồn hàng hóa

1.2 Tải file Excel quản lý kho đơn giản miễn phí tại đây

Chủ shop có thể download phần mềm quản lý kho bằng Excel miễn phí dưới đây để hỗ trợ việc quản lý cửa hàng hiệu quả hơn.

Mẫu File Excel quản lý kho đơn giản miễn phí cho cửa hàng:

Mẫu 01

Mẫu 02

Mẫu 03

Mẫu file quản lý kho bằng Excel miễn phí cho các nhà máy: TẠI ĐÂY

2. Các lưu ý giúp quản lý kho hàng bằng Excel hiệu quả

Quản lý vật tư bằng file Excel nhập xuất tồn hàng hóa không những giúp kiểm soát hàng tồn tốt nhất mà còn tiết kiệm chi phí sử dụng và đầu tư phần mềm. Để sử dụng file Excel quản lý hàng tồn kho hiệu quả, chủ shop cần chú ý những vấn đề sau.

2.1 Thiết kế file quản lý kho bằng Excel phù hợp với ngành hàng

Tùy vào đặc tính sản phẩm và tình hình kinh doanh khác nhau mà mỗi cửa hàng sẽ thiết lập file Excel quản lý tồn kho phù hợp. Điều này góp phần giúp lưu trữ thông tin chính xác, nhanh chóng, đồng thời dễ dàng kiểm soát và đồng bộ dữ liệu.

2.2 Có kiến thức cơ bản về Excel để xử lý lỗi

Để sử dụng file quản lý xuất nhập tồn hàng hóa trên Excel dễ dàng đòi hỏi người dùng phải có nền tảng nhất định về công cụ này. Bởi các hàm và phép tính trong Excel tương đối phức tạp, có thể gây khó khăn cho nhiều cá nhân khi thao tác. Dưới đây là một số kiến thức cơ bản người dùng cần hiểu rõ khi sử dụng Excel:

• Các thao tác về nhập và thống kê dữ liệu.
• Các thao tác để xử lý tập tin.
• Các kỹ năng định dạng và thiết kế bảng tính.
• Sử dụng các hàm If, Sumif, Vlookup, Hlookup, Average, Countif, Subtotal, If,...

Vlookup là hàm tính toán thông dụng trong tạo file quản lý kho bằng Excel

2.3 Một vài lưu ý khác khi tạo file quản lý xuất nhập tồn hàng hóa trên Excel

• Quản lý kho Excel cần nhập dữ liệu một cách cẩn thận, tránh gặp phải sai sót.
• Lưu ý chỉnh độ rộng của ô trước khi viết hàm.
• Trang bị tính năng bảo mật để bảo vệ dữ liệu trước sự xâm nhập của người ngoài, virus gây hại, hạn chế tối đa việc mất dữ liệu.
• File Excel quản lý hàng tồn kho cần nhập hàm đúng về các giá trị tham chiếu, tránh sai các lỗi cơ bản.

3. Các rủi ro khi quản lý kho bằng file Excel

Phần mềm Excel quản lý kho miễn phí được xem là một giải pháp khá toàn diện được nhiều chủ cửa hàng sử dụng. Tuy nhiên, file này vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế chưa được khắc phục, vô tình gây khó khăn cho người dùng.

3.1 File Excel quản lý xuất nhập tồn kho cần nhập thủ công, dễ sai, tốn nhiều thời gian

File Excel quản lý kho hay đòi hỏi nhân viên phải nhập liệu từng con số, thông tin. Khi số lượng thông tin quá lớn, nhân viên có thể nhập liệu nhầm lẫn kéo theo sai sót cho toàn bộ hệ thống, gây ảnh hưởng xấu đến bộ phận bán hàng và kho.

Vì thế, để chắc chắn các thông tin nhập vào file quản lý kho Excel là chính xác, nhân viên cần phải kiểm tra lại nhiều lần, gây tốn kém nhiều thời gian. Hơn nữa, nếu quy mô kinh doanh quá lớn, cách thức quản lý kho bằng file Excel có thể cần nguồn nhân lực dồi dào, gây lãng phí tiền của doanh nghiệp.

3.2 File Excel quản lý kho hàng không bảo mật được dữ liệu, dễ mất

File Excel quản lý xuất nhập tồn kho được lưu trữ trên máy tính dùng chung cho một cửa hàng nên không thể bảo mật tuyệt đối. Đặc biệt, Excel chưa có tính năng phân quyền cụ thể cũng như thể hiện lịch sử chỉnh sửa của từng cá nhân như công nghệ điện toán đám mây nên dữ liệu dễ bị điều chỉnh, không phục hồi được.

File Excel quản lý xuất nhập tồn kho không có tính bảo mật cao

Ngoài ra, không ít trường hợp máy tính gặp sự cố, đứng máy, tắt máy đột ngột khi file chưa được lưu hoặc người dùng vô tình làm mất dữ liệu. Lúc này, không những không lấy lại được file Excel quản lý kho sản xuất mà chủ shop cũng không thể truy cứu trách nhiệm đến một cá nhân cụ thể nào.

3.3 File quản lý hàng tồn kho bằng Excel dễ bị nhầm lẫn khâu quản lý công nợ

Khi quá nhiều thông tin lưu trữ trong cùng 1 file Excel quản lý kho sản xuất, khả năng cao sẽ gây ra nhầm lẫn giữa các trường dữ liệu, đặc biệt là công nợ của các nhà cung cấp. Đây là tình trạng quen thuộc của nhiều người dùng Excel, vô tình gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của cửa hàng.

3.4 File Excel quản lý kho sản xuất khó cập nhật số liệu real-time (liên tục) với các phòng ban khác

File quản lý hàng tồn kho bằng Excel không hỗ trợ chạy trên nền tảng Internet nên không thể đồng bộ số liệu liên tục với các phòng ban khác. Khi có bất kỳ sự thay đổi hàng hóa nào trong kho, bộ phận kho cần kiểm kê mới có thể báo cáo số lượng chính xác với phòng ban khác. Chính vì tình trạng thông tin không kịp thời này sẽ vô tình gây ra nhiều bất tiện.

3.5 Sử dụng file Excel quản lý kho bán hàng không thể báo cáo kinh doanh

Khi quản lý kho hàng bằng Excel, chủ shop không thể theo dõi báo cáo tổng quát về tình hình kinh doanh của cửa hàng mà chỉ có thể xem một số bảng tính, biểu đồ đơn giản về dữ liệu xuất nhập tồn. Đây được xem là một nhược điểm lớn của công cụ Excel.

4. Quản lý kho hàng toàn diện với phần mềm TrustSales

Nhằm cải thiện những nhược điểm của file Excel quản lý kho bán hàng, đồng thời quản lý rủi ro hiệu quả hơn, TrustSales đã cho ra đời phần mềm quản lý kho hàng toàn diện, tối ưu hiệu quả kinh doanh. Với 7 ngày sử dụng miễn phí đầu tiên, sau đó là chi phí đầu tư cực thấp chỉ từ 5.000đ/ngày, chủ doanh nghiệp/ chủ shop có thể dễ dàng quản lý mọi vấn đề liên quan đến kho hàng cách dễ dàng. 

4.1 Phần mềm quản lý kho miễn phí bằng Excel giúp kiểm soát kho một cách dễ dàng

Khác với file Excel quản lý kho, phần mềm TrustSales cho phép người dùng dễ dàng kiểm soát bằng mã vạch, mã code sản phẩm, hạn chế tối đa tình trạng nhầm lẫn dữ liệu. Ngoài ra, toàn bộ thông tin đều được lưu trữ trên nền tảng Internet, công nghệ điện toán đám mây nên không sợ mất số liệu. Nhờ đó, quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn.

Kiểm soát hàng hóa chặt chẽ hơn bằng mã vạch với phần mềm quản lý kho bằng Excel miễn phí

4.2 Thông tin được đồng bộ hóa

Thông tin được lưu trữ trên các đám mây trong phần mềm quản lý kho bằng Excel miễn phí nên có thể đồng bộ hóa với nhiều bộ phận khác để cập nhật tình hình kho chính xác và kịp thời. Từ đó, chủ shop tính toán số lượng hàng tồn kho tối thiểu, đơn hàng cần nhập, sản phẩm có xu hướng bán chạy và sử dụng vốn hiệu quả hơn.

4.3 Phần mềm Excel quản lý kho miễn phí giúp tích hợp báo cáo rõ ràng, trực quan

Dựa trên số liệu sản phẩm, thông tin hàng hóa xuất nhập, phần mềm bán hàng chuyên nghiệp TrustSales hỗ trợ trích xuất các file báo cáo theo từng giai đoạn nhất định. Hệ thống báo cáo thể hiện đầy các thông tin liên quan đến hàng hóa, tồn kho, xuất nhập, đơn giá, số lượng, doanh thu, chi phí,...

4.4 Cập nhật và hỗ trợ thường xuyên

Phần mềm quản lý kho bằng Excel miễn phí TrustSales luôn hỗ trợ quý khách thường xuyên

TrustSales, phần mềm quản lý kho bằng Excel miễn phí, luôn cập nhật thường xuyên những tính năng mới nhất, đảm bảo mang đến cho người dùng trải nghiệm tốt nhất. Ngoài ra, nếu bạn vẫn chưa hiểu rõ về phần mềm này hoặc gặp khó khăn trong quá trình sử dụng, chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ, tư vấn mọi lúc mọi nơi.

Nhìn chung, sử dụng file Excel quản lý kho bán hàng hỗ trợ chủ shop quản xuất nhập tồn hiệu quả hơn. Tuy nhiên, để giải quyết triệt để những rủi ro còn tồn tại, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng phần mềm chuyên nghiệp từ TrustSales. Liên hệ ngay 1900 633 893 để được trải nghiệm dùng thử miễn phí 7 ngày!